Årshjul for møder: Sådan planlægger I årets møder strategisk

• Hvad er et årshjul for møder?

• Hvornår er det billigst at booke konference?

• Hvad betyder rettidig booking for prisen?

• Sådan strukturerer I jeres årshjul

• Budgetoptimering gennem overblik

• Opsummering

De fleste virksomheder booker konferencer reaktivt. Et behov opstår, der researches venues, indhentes tilbud, og arrangementet planlægges med den tid, der er. Resultatet er ofte højere priser, færre valgmuligheder og mere stress for den, der planlægger.

Der er en bedre tilgang. Ved at kortlægge jeres møde- og konferencebehov i et årshjul og booke strategisk, sikrer I bedre priser, adgang til de mest eftertragtede datoer og en mere forudsigelig budgetstyring.

Hos Comwell Hotels hjælper vi hvert år organisationer med at strukturere deres mødeaktiviteter. Her deler vi den tilgang, der giver mest værdi.

Et årshjul er en oversigt over virksomhedens faste møde- og konferenceaktiviteter fordelt over året. De fleste organisationer har en række tilbagevendende arrangementer: et årsmøde, et strategiseminar, et kickoff, kvartalsmøder, afdelingskonferencer og måske en sommerfest eller julefrokost.

Ved at samle dem i ét overblik kan I identificere perioder med høj aktivitet, planlægge bookinger i god tid og forhandle samlet i stedet for arrangement for arrangement.

Konferencebranchen har tydelige højsæsoner og lavsæsoner. September, oktober og marts er typisk de travleste måneder, med høj efterspørgsel og dermed højere priser og færre ledige datoer. Januar, februar, juli og august er generelt roligere, hvilket giver bedre vilkår og mere fleksibilitet.

Det betyder ikke, at du skal flytte jeres strategiseminar til juli. Men det betyder, at du bør booke de populære perioder tidligt og overveje, om nogle arrangementer med fordel kan placeres i de roligere måneder.

Jo tidligere du booker, jo bedre vilkår kan du typisk opnå. Booking tre til seks måneder i forvejen giver adgang til de bedste lokaler og datoer. Booking under en måned i forvejen begrænser valgmulighederne og kan betyde, at du ender med et kompromis.

For organisationer med en rammeaftale hos Comwell er fordelen endnu tydeligere. Faste priser og prioriteret adgang til datoer giver en forudsigelighed, der gør budgetlægningen enklere.

Start med at liste alle tilbagevendende arrangementer og deres typiske tidspunkt. Tilføj forventede ad hoc-behov baseret på erfaringen fra de seneste to til tre år. Derefter: book de faste arrangementer tidligt, ideelt seks måneder eller mere i forvejen. Reserver kapacitet til ad hoc-behov ved at aftale fleksible optioner med dit venue.

Hos Comwell kan din faste MeetingDesigner hjælpe med at opbygge årshjulet og reservere kapacitet på tværs af vores hoteller, så I altid har adgang til de faciliteter, I har brug for.

Et årshjul giver ikke bare bedre planlægning. Det giver bedre budgetstyring. Når du kender årets samlede mødeaktiviteter, kan du forhandle en samlet pris, der er bedre end summen af enkeltbookinger. Du kan også identificere muligheder for at kombinere arrangementer, f.eks. lægge et strategiseminar og et afdelingsmøde i forlængelse af hinanden på det samme venue, og spare transport og lokaleomkostninger.

Strategisk planlægning af møder og konferencer i et årshjul giver lavere priser, bedre datoer og mere forudsigelig budgetstyring. Book faste arrangementer tre til seks måneder i forvejen, udnyt lavsæsoner for bedre vilkår, og overvej en rammeaftale for samlet forhandling. Hos Comwell hjælper vores MeetingDesignere med at strukturere jeres årshjul og reservere kapacitet på tværs af vores hoteller i hele Danmark, så I altid har adgang til de bedste faciliteter til den bedste pris.