Hvad er Total Cost of Ownership for en konference?
Transporttid er en reel omkostning
Hvad koster tekniske fejl?
Administrative timer der ikke trackes
Hvordan sammenligner du venues på TCO?
Opsummering
Prisen på et konferencelokale er sjældent den reelle pris på en konference. Når du sammenligner venues, er det fristende at kigge på dagsprisen per deltager og vælge det billigste. Men de skjulte omkostninger kan hurtigt overhale den besparelse, du troede, du fik.
Hos Comwell Hotels har vi over 55 års erfaring med at planlægge møder og konferencer. Den erfaring har lært os, at de dyreste konferencer ofte er dem, der ser billigst ud på papiret.
Total Cost of Ownership (TCO) er et begreb fra indkøbsverdenen, der dækker alle omkostninger forbundet med et køb, ikke kun prisen. Overført til konferencer betyder det, at du skal medregne langt mere end lokaleprisen og mødepakken. Transporttid for deltagerne, tekniske fejl der for tidsplanen til at skride, forplejning der skal bestilles separat, overnatning på et andet hotel, og den administrative tid du bruger på at koordinere det hele tæller også med i omkostningerne.
Hver af de poster kan være, I sikkert kan leve med isoleret set. Tilsammen kan de udgøre en væsentlig del af den samlede udgift for dagen.
Når 50 medarbejdere bruger en ekstra time på transport hver vej, fordi konferencestedet ligger afsides, er det 100 arbejdstimer, der går tabt. Omregnet til løn er det en betydelig udgift, som sjældent optræder i konferencebudgettet.
Comwell har hoteller i nogle af landets mest centrale og tilgængelige områder, fra Comwell Copenhagen Portside i København med metro i baghaven til Comwell H.C. Andersen Odense i Odense, som ligger i midten af landet, til Comwell Aarhus tæt på banegården og motorvej. Vælger du et centralt beliggende venue, reducerer du den skjulte transportomkostning for hele organisationen.
En projektor der ikke virker, et Wi-Fi-netværk der bryder sammen, eller et lydanlæg med ekko kan koste langt mere end en AV-tekniker. Tænk på de 200 deltagere, der sidder og venter, mens problemet løses. Tænk på den præsentation, der mister sin effekt, fordi teknikken ikke spillede.
Hos Comwell tager vi gerne æren for at have bragt det moderne mødekoncept til Danmark: Vores MeetingDesign-koncept skræddersyer og tilpasser en møde- og konferencepakke efter jeres ønsker. Vores MeetingDesignere og teknikere kender udstyret, lokalerne, og har stor erfaring med at strømline store og små konference, så alt lykkes ned til mindste detalje.
MeetingDesign er en gratis rådgivningservice, så det er en omkostning, der allerede er dækket, og en risiko, du slipper for at bære.
Planlægning af en konference kræver tid. Men hvor meget tid afhænger i høj grad af, hvor mange leverandører du skal koordinere. Booker du lokale ét sted, overnatning et andet, forplejning et tredje og teknik et fjerde, mangedobler du den administrative byrde.
Et venue der samler det hele under ét tag, sparer dig for timer med e-mails, telefonopkald og koordinering. Hos Comwell fungerer din MeetingDesigner som én samlet kontaktperson, der håndterer alt fra lokaleopstilling og teknik til menuer og overnatning.
Når du vurderer konferencesteder, kan du stille dig selv disse spørgsmål: Hvad er den reelle transporttid for flertallet af deltagerne? Er al teknik inkluderet, eller skal noget lejes og sættes op separat? Er forplejning en del af pakken, eller skal det bestilles ved siden af? Er der overnatning på stedet, eller kræver det en ekstra booking? Hvor mange kontaktpersoner skal jeg koordinere med?
Svarene giver dig et langt mere retvisende billede end en dagspris pr. lokale.
Den billigste dagspris er sjældent den billigste konference. Total Cost of Ownership for møder og konferencer inkluderer transporttid for deltagere, teknisk support, forplejning, overnatning og administrativ koordinering. Hos Comwell samler vi alle elementer under ét tag med én dedikeret MeetingDesigner som kontaktperson, fast installeret AV-udstyr og central beliggenhed på tværs af Danmark. Det reducerer de skjulte omkostninger og giver dig et mere retvisende budget fra starten.
Vil du have et samlet tilbud, der dækker det hele? Kontakt os for en uforpligtende snak.
Du har planlagt i tre måneder. Programmet er klar, deltagerne er bekræftet, og lokalerne er booket. Så ringer en taler og melder afbud. Eller dit deltagerantal fordobles, fordi ledelsen har inviteret en ekstra afdeling. Eller teknikken svigter 30 minutter før start.
De fleste virksomheder booker konferencer reaktivt. Et behov opstår, der researches venues, indhentes tilbud, og arrangementet planlægges med den tid, der er. Resultatet er ofte højere priser, færre valgmuligheder og mere stress for den, der planlægger.
Der er en bedre tilgang. Ved at kortlægge jeres møde- og konferencebehov i et årshjul og booke strategisk, sikrer I bedre priser, adgang til de mest eftertragtede datoer og en mere forudsigelig budgetstyring.
Nogle møder kræver mere end et godt lokale. Når bestyrelsen samles, når der forhandles vilkår med en potentiel samarbejdspartner, eller når direktionen skal træffe beslutninger, der endnu ikke er offentlige, stiller det helt særlige krav til rammerne. Fortrolighed, kvalitet i hver detalje og en service, der er til stede uden at fylde.
