Hvad betyder beliggenhed reelt for mødeeffektiviteten?
Hvor ligger de centrale mødesteder i Danmark?
Sådan vælger I det logistisk optimale mødested
Overnatning fjerner endnu en logistisk barriere
Opsummering
Når I samler kollegaer fra hele landet til et møde eller en konference, er der én faktor, der ofte afgør, om dagen starter med energi eller frustration: rejsetiden. En time ekstra i bilen eller toget for 50 deltagere er ikke bare 50 timer tabt. Det er et helt energiniveau, der allerede er drænet, før det første agendapunkt begynder.
Hos Comwell Hotels har vi placeret vores hoteller og venues strategisk i hele Danmark. Det gør det muligt at vælge et mødested, der minimerer den samlede rejsetid for jeres organisation.
De fleste danske virksomheder med mere end ét kontor har medarbejdere spredt mellem Jylland, Fyn og Sjælland. At samle dem kræver et bevidst valg af mødested. Vælger I København, fordi hovedkontoret ligger der, pålægger I kollegaerne i Aarhus og Aalborg en byrde med flere rejsetimer. Vælger I Aalborg, gælder det omvendte.
Den mest effektive tilgang er at tænke i transportknudepunkter: steder med god adgang fra flere retninger via motorvej, tog og i nogle tilfælde fly.
For landsdækkende organisationer peger logistikken typisk på tre zoner:
Trekantsområdet og Fyn er det geografiske midtpunkt for møder, der samler deltagere fra hele landet. Comwell Middelfart ligger direkte ved Lillebælt med nem adgang fra E20 og E45. Comwell Kolding og Comwell Kongebrogaarden giver tilsvarende central placering med kort afstand til Fredericia Station, der er et af landets vigtigste jernbaneknudepunkter.
Østjylland dækker godt, når flertallet af deltagerne er jyskbaserede. Comwell Aarhus ligger tæt på banegården og motorvej E45, og Comwell Bygholm Park i Horsens er centralt placeret mellem Aarhus og Trekantsområdet.
Hovedstadsområdet er det naturlige valg, når deltagerne primært er sjællandsbaserede eller kommer fra udlandet. Comwell Copenhagen Portside i Nordhavn har metro og er tæt på lufthavnen, mens Comwell Holte og Comwell Borupgaard giver en mere tilbagetrukket ramme nord for København.
Før I vælger venue, bør I lave en simpel analyse: Hvor sidder deltagerne til daglig? Hvordan kommer de lettest frem? Og hvor lang er den samlede rejsetid for gruppen?
Det kan også være værd at overveje, om konferencehotellet har tilstrækkelig parkering, om der er nem adgang fra nærmeste togstation, og om der er ladestandere til elbiler. Hos Comwell kan vores MeetingDesignere hjælpe med at vurdere den logistiske profil for jeres arrangement og anbefale det hotel, der passer bedst til jeres deltagergruppes geografi.
Strækker jeres møde sig over mere end én dag, eller starter det tidligt om morgenen, giver overnatning på stedet en markant logistisk fordel. Deltagerne slipper for at pendle og kan i stedet bruge aftenen på uformel networking. Hos Comwell har vi ca. 2.800 indbydende hotelværelser fordelt over hele landet, så overnatning er en integreret del af mødeoplevelsen.
Valg af mødested bør styres af deltagernes geografi, ikke af vane eller hovedkontorets placering. De mest effektive konferencer vælger venues ved centrale transportknudepunkter, der minimerer samlet rejsetid. Comwell har hoteller i hele Danmark, fra Trekantsområdet og Østjylland til Hovedstadsområdet, med god adgang til motorvej, tog og offentlig transport. Vores MeetingDesignere hjælper med at matche det logistisk optimale hotel til netop jeres deltagergruppe.
De fleste virksomheder bruger betydelige ressourcer på strategiseminarer og ledelsesmøder. Rejsetid, lokaler, forplejning og ikke mindst den tid, deltagerne er væk fra deres daglige opgaver. Men hvor ofte fører de møder til reel forandring? Og hvad kan du gøre for at øge sandsynligheden for, at beslutningerne fra mødelokalet faktisk bliver til handling bagefter?
Prisen på et konferencelokale er sjældent den reelle pris på en konference. Når du sammenligner venues, er det fristende at kigge på dagsprisen per deltager og vælge det billigste. Men de skjulte omkostninger kan hurtigt overhale den besparelse, du troede, du fik.
Et årsmøde er en stor investering. Ikke bare økonomisk, men i tid, planlægning og forventninger fra deltagere, ledelse og bestyrelse. Vælger du det forkerte venue, mærker du det på alt fra teknikken, der driller, til deltagere, der bruger mere energi på logistik end på indholdet.
