Hvad betyder en rammeaftale i praksis?
Administrativ forenkling
Ensartet kvalitet på tværs af lokationer
Hvornår gå fra ad hoc til partnerskab?
Opsummering
Mange virksomheder booker konferencer og møder ad hoc. Hvert arrangement starter fra nul: nyt venue, ny kontaktperson, nye aftaler om teknik, forplejning og overnatning. Det fungerer, men det er ineffektivt. Hver booking kræver research, forhandling og koordinering, der tager tid fra det, der faktisk er vigtigt: indholdet af møderne.
Hos Comwell Hotels oplever vi, at de organisationer, der samler deres mødeaktiviteter hos én partner, sparer tid, får bedre vilkår og oplever en mere ensartet kvalitet.
En rammeaftale med et konferencested er en aftale om, at virksomheden samler hele eller størstedelen af sine møde- og konferenceaktiviteter hos én leverandør. Det giver fordele for begge parter: virksomheden får forudsigelighed i pris og kvalitet, og venuet får en stabil kunde, der belønnes med bedre vilkår.
Hos Comwell indebærer en rammeaftale typisk faste priser, procentbesparring af en vis kaliber, prioriteret adgang til populære datoer og en dedikeret kontaktperson, der kender jeres organisation, præferencer og behov.
Når én person i organisationen koordinerer alle møder med én kontaktperson hos Comwell, reduceres den administrative byrde markant. Tilbudsindhentning, kontraktforhandling og fakturahåndtering samles i ét spor. Den tid, der ellers bruges på at researche og sammenligne venues for hvert enkelt arrangement, kan bruges bedre.
Vores MeetingDesignere bygger over tid et kendskab til jeres organisation, der gør planlægningen hurtigere og mere præcis. De ved, hvordan I foretrækker jeres mødelokaler sat op, hvilke kosthensyn der er blandt jeres faste deltagere, og hvilket teknisk udstyr I typisk har brug for.
For landsdækkende organisationer, der afholder møder i forskellige dele af landet, er ensartethed en fordel. Når du booker et møde hos Comwell Copenhagen Portside i København, ved du, at kvaliteten af lokaler, forplejning og service matcher det, du oplevede i Aarhus, Odense eller Aalborg. De fælles Comwell-standarder er bygget ind i hvert hotel, selvom alle vores steder har deres eget særpræg.
Det giver tryghed for den, der planlægger, og en genkendelig oplevelse for deltagerne.
De fleste organisationer, der afholder mere end fire til seks eksterne møder eller konferencer om året, kan have gavn af at samle deres aktiviteter. Jo flere arrangementer, jo større er besparelsen i tid, administration og forhandling.
Et godt udgangspunkt er at kortlægge jeres nuværende mødeaktiviteter:
Hvor mange arrangementer afholder I årligt?
Hvor mange forskellige venues bruger I?
Hvad bruger I af tid på koordinering per arrangement?
Svarene giver et klart billede af potentialet.
At samle virksomhedens møde- og konferenceaktiviteter hos én partner sparer tid på administration, giver bedre vilkår og sikrer ensartet kvalitet. En rammeaftale med Comwell indebærer faste priser, prioriteret adgang til datoer og en dedikeret kontaktperson, der kender jeres præferencer. Med hoteller i hele Danmark og over 350 mødelokaler kan Comwell dække jeres behov på tværs af geografi og arrangementsstørrelse.
Nogle møder kræver mere end et godt lokale. Når bestyrelsen samles, når der forhandles vilkår med en potentiel samarbejdspartner, eller når direktionen skal træffe beslutninger, der endnu ikke er offentlige, stiller det helt særlige krav til rammerne. Fortrolighed, kvalitet i hver detalje og en service, der er til stede uden at fylde.
Kl. 14.00 på en konferencedag. Præsentationen er vigtig, men halvdelen af lokalet kæmper med tunge øjenlåg. Koncentrationen er væk. Energien er drænet. Det er det klassiske efter-frokost-dip, og det skyldes sjældent et kedeligt program. Det skyldes frokosten.
Konferencer, kundeevents og firmafester er en naturlig del af erhvervslivet. Men de skattemæssige regler for repræsentation kan være komplekse, og konsekvenserne af fejl er reelle. At kende reglerne, før du booker, sparer dig for ubehagelige overraskelser, når regnskabet skal afsluttes.
