Comwells MeetingDesignere er lokalkendte mødeplanlæggere, som skræddersyr et møde eller konference med alt fra gastronomi til mødeindhold og aktiviteter – altid med udbyttet i fokus.
Af Jakob Rohde-Brøndum
Comwell oplever stor efterspørgsel på møder og konferencer fra danske virksomheder, der kan se, at det gør noget godt for fællesskabet og engagementet, når kolleger mødes på tværs af organisationen og afdelinger.
”Vi kan virkelig mærke, at virksomhederne rigtigt gerne vil afsætte tid til samvær og hygge. Det sociale på arbejdspladsen betyder rigtig meget for arbejdsglæden. Det kan være mere vægt på teambuilding eller bare bruge lidt ekstra tid i baren, mens de venter på en god middag,” fortæller Pernille Pokriva, der er Hoteldirektør på Comwell Køge Strand og overordnet ansvarlig for Comwells MeetingDesignere.
MeetingDesignere skræddersyer mødepakke
Comwell har fire år i træk vundet prisen for ’Bedste mødekoncept’ ved brancheprisuddelingen Møde & Event Award, og en af grundpillerne i det prisvindende mødekoncept er netop Comwells MeetingDesignere.
MeetingDesignerne har eksisteret siden 2004 og har fulgt med udviklingen og kundernes ønsker gennem årene. Comwells MeetingDesignere skræddersyer og tilpasser mødet efter kundens ønsker, men har også modet til at gå et spadestik dybere for at sikre udbyttet. De guider og rådgiver fra første telefonopkald og frem til at mødet er veloverstået, og alle deltagere er taget hjem.
”Vi guider blandt andet med planlægning, mødestruktur, lokaler og opsætning samt den optimale forplejning og eventuel booking af overnatning til alle deltagere,” siger Pernille Pokriva.
Stort lokalkendskab
MeetingDesignerne er tilknyttet hvert deres hotel og har derfor et stort lokalt kendskab til både hotellet og lokalområdet. De holder sig løbende opdateret på trends og tendenser inden for møder, konferencer og foredrag, så de altid kan give den bedste rådgivning i forhold til både rammer, indhold og aktiviteter.
”Det handler om at skabe tryghed rundt om mødet, så vores MeetingDesignere spørger altid ind til mødets formål, så vi bedst muligt kan hjælpe og vejlede vores kunder. Det kan fx være, at vi måske kan understøtte mødets formål med deltagerinvolvering, aktiviteter eller måske har de mere brug for en vinsmagning i baren. Det finder vi ud af gennem en tæt dialog,” understreger Pernille Pokriva.
”Comwell har unikke værktøjer til blandt andet deltagerinvolvering som understøtter indlæringen og samtidig med at alle Comwell hoteller har unikke muligheder for at bruge naturen eller have anden fysisk udfoldelse, er mulighederne mange og unikke for at sikre udbyttet af mødet,” siger hun.
Kvalitetsbevidst mødeforplejning
Udover at koordinere selve arrangementet, faciliteter og konferenceudstyr, hjælper Comwells MeetingDesigners også med at arrangere lækker mødeforplejning, hvor fokus er på danske råvarer i sæson.
”Vi gør alt hvad vi kan, for at give vores kunder en fantastisk oplevelse hele vejen rundt. God mødeforplejning er en vigtig del af den samlede oplevelse. Derfor sørger vores MeetingDesignere, i tæt samarbejde med kollegaerne i køkken og restaurant også for, at vi kan leve op til vores kunders krav til økologi og bevidsthed ift. bæredygtig køkkendrift. I Comwell drager vi omsorg for både mennesker og miljø, og det kommer også til udtryk i den mad og de drikkevarer, vi serverer. Vi prioriterer at leve op til det økologiske bronzemærke og bestille råvarer i sæson, fordi det giver den bedste smagsoplevelse, den største arbejdsglæde, og så er det godt for miljøet,” siger Pernille Pokriva.
Ud over priser for bedste mødekoncept har Comwell for 4. år i streg vundet forbrugernes Brand Index Award som en hotelkæde, der gør en indsats for den bæredygtige omstilling.
Du har planlagt i tre måneder. Programmet er klar, deltagerne er bekræftet, og lokalerne er booket. Så ringer en taler og melder afbud. Eller dit deltagerantal fordobles, fordi ledelsen har inviteret en ekstra afdeling. Eller teknikken svigter 30 minutter før start.
De fleste virksomheder booker konferencer reaktivt. Et behov opstår, der researches venues, indhentes tilbud, og arrangementet planlægges med den tid, der er. Resultatet er ofte højere priser, færre valgmuligheder og mere stress for den, der planlægger.
Der er en bedre tilgang. Ved at kortlægge jeres møde- og konferencebehov i et årshjul og booke strategisk, sikrer I bedre priser, adgang til de mest eftertragtede datoer og en mere forudsigelig budgetstyring.
Nogle møder kræver mere end et godt lokale. Når bestyrelsen samles, når der forhandles vilkår med en potentiel samarbejdspartner, eller når direktionen skal træffe beslutninger, der endnu ikke er offentlige, stiller det helt særlige krav til rammerne. Fortrolighed, kvalitet i hver detalje og en service, der er til stede uden at fylde.
Du har planlagt i tre måneder. Programmet er klar, deltagerne er bekræftet, og lokalerne er booket. Så ringer en taler og melder afbud. Eller dit deltagerantal fordobles, fordi ledelsen har inviteret en ekstra afdeling. Eller teknikken svigter 30 minutter før start.
De fleste virksomheder booker konferencer reaktivt. Et behov opstår, der researches venues, indhentes tilbud, og arrangementet planlægges med den tid, der er. Resultatet er ofte højere priser, færre valgmuligheder og mere stress for den, der planlægger.
Der er en bedre tilgang. Ved at kortlægge jeres møde- og konferencebehov i et årshjul og booke strategisk, sikrer I bedre priser, adgang til de mest eftertragtede datoer og en mere forudsigelig budgetstyring.
Nogle møder kræver mere end et godt lokale. Når bestyrelsen samles, når der forhandles vilkår med en potentiel samarbejdspartner, eller når direktionen skal træffe beslutninger, der endnu ikke er offentlige, stiller det helt særlige krav til rammerne. Fortrolighed, kvalitet i hver detalje og en service, der er til stede uden at fylde.
